Type contract
Bedrijfsprocessen automatiseren
Uw team is capabel. Uw processen zijn handmatig. Wij lossen het tweede probleem op.
UitlezenControlerenUitvoeren
Een order komt binnen per e-mail, wordt gelezen en gecontroleerd door een automatisering, en komt zonder overtypen terecht in het boekhoudpakket, de voorraad en een bevestigingsmail aan de klant.
Van invoer naar een onderbouwd concept.
Contract Studio is ons eigen product, nog in ontwikkeling. Een verhuurmakelaar vult de gegevens van een woning in. Het systeem stuurt bij als de gekozen contractvorm niet past, meldt wat er ontbreekt en levert een concept-huurcontract met de wetsartikelen erbij.
Eerst de invoer.
Daarna worden de gegevens en bevestigingen gecontroleerd.
Het concept verschijnt na invoer en controle.
Voorbeeldgegevens · concept, geen juridisch advies. Alle oorspronkelijke schermen zijn te vergroten.
Wat betekent bedrijfsprocessen automatiseren?
Een handmatige stap in uw bedrijf wordt overgenomen door software die de gegevens zelf ophaalt, verwerkt en doorzet naar het volgende systeem.
In de praktijk gaat het zelden om één handeling. Een order die binnenkomt per e-mail, met de hand wordt overgetypt in het boekhoudpakket, daarna in de voorraadlijst en vervolgens in een bevestigingsmail: dat zijn vier stappen die samen één proces vormen. Automatiseren betekent dat de order één keer wordt gelezen en de andere drie stappen volgen zonder dat iemand iets overtypt.
Welke processen levert automatisering het meeste op?
De processen die vaak terugkomen, vaste regels volgen en nu tijd kosten van mensen die duurder werk kunnen doen. Daar zit het geld.
Veel bedrijven automatiseren eerst wat het makkelijkst is, niet wat het meest kost. Wij beginnen bij de kosten. In de analysefase rekenen wij per proces uit hoeveel uur er nu in gaat en wat het kost om dat weg te nemen. Processen waar die rekensom niet uitkomt, raden wij af.
Wat kost het automatiseren van een bedrijfsproces?
Een gerichte automatisering van één enkel proces begint bij €2.000. Systemen met meerdere koppelingen tussen uw pakketten vallen doorgaans tussen €5.000 en €15.000.
Volledige AI-automatisering met agents begint bij €15.000. Wij werken niet met open-einde budgetten. Na de analysefase krijgt u een vaste offerte, en die blijft staan.
Hoe lang duurt een automatiseringstraject?
Eén specifiek proces leveren wij op in twee tot vier weken. Een breder traject met meerdere koppelingen duurt doorgaans zes tot twaalf weken.
De eerste twee weken zijn analyse en architectuur. Niet omdat wij langzaam zijn, maar omdat een koppeling die in week één wordt bedacht in maand zes breekt. Wij geven in de analysefase een tijdpad dat wij halen, geen tijdpad dat de opdracht wint.
Hoeveel tijd levert procesautomatisering op?
In vergelijkbare trajecten daalt de handmatige verwerkingstijd op een geautomatiseerd proces doorgaans met 30 tot 50 procent. Uw uitkomst hangt af van het proces.
Die range is een ervaringscijfer uit trajecten van dit type, geen belofte over uw situatie. Wat het bij u wordt, hangt af van hoe vaak het proces loopt en hoeveel uitzonderingen erin zitten. In de analysefase rekenen wij het door op uw eigen cijfers voordat u iets toezegt.
Werkt automatisering met de systemen die wij al gebruiken?
Ja. Wij koppelen aan uw bestaande pakketten in plaats van ze te vervangen, zodat uw team blijft werken in de software die het kent.
Boekhouding, CRM, voorraad, e-mail, spreadsheets: de koppeling loopt via de officiële interfaces van die pakketten waar die bestaan. Waar ze niet bestaan, bouwen wij de brug. Welke systemen dat bij u zijn, en welke koppeling houdbaar is, komt uit de analysefase.
Wat als wij geen technisch team hebben?
Dan is dit juist gebouwd voor u. Elk systeem wordt opgeleverd met een praktische gebruikersgids, zodat uw team kleine aanpassingen zelf doet.
Geen technische handleiding, maar uitleg in de taal van de mensen die ermee werken. Grotere wijzigingen en uitbreidingen doen wij. U zit nooit vast aan een systeem dat niemand bij u kan uitleggen.
Wanneer is automatiseren nog niet de juiste stap?
Als het proces elke maand anders loopt, of als niemand kan uitleggen hoe het nu werkt. Dan automatiseert u de onduidelijkheid mee.
Wij wijzen bedrijven af als automatisering op dit moment niet de beste keuze is. Een proces zonder vaste regels moet eerst een vaste vorm krijgen, en dat is organisatiewerk, geen software. Dat zeggen wij liever in de gratis analyse dan na de offerte.
Eerst begrijpen.
Dan bouwen.
01Analyse
Wij brengen in kaart welke processen de meeste operationele wrijving veroorzaken, waar automatisering de sterkste leverage biedt, en wat de technische en organisatorische randvoorwaarden zijn. Pas dan begint het bouwen.
02Development
Op basis van de analyse bouwen wij een systeem dat specifiek is ontworpen voor uw situatie, geen generieke tool, maar een implementatie die past bij uw data, uw processen en uw stack.
03Integratie
Het systeem wordt gekoppeld aan uw bestaande tools: CRM, ERP, mail, databases en API's. Integratie is niet de laatste stap; het is de kern van het ontwerp.
04Optimalisatie
Na livegang volgen wij het systeem, meten wij de resultaten ten opzichte van de vooraf gedefinieerde succescriteria, en stellen wij bij waar nodig. De implementatie eindigt niet bij oplevering.
Begin met uw vraag.
Niet met een nieuwe tool.
Wij rekenen door wat het proces nu kost en wat automatiseren oplevert. Komt die rekensom niet uit, dan is dat de uitkomst en zegt u nee.